办公用品保管和保养操作要点和注意事项

之前我们谈了办公用品的购买,这一篇我们谈谈办公用品的保管与保养。

一、首先,我们先谈谈保管。良好的办公用品的保管是建立在合理分类的基础上的。保管的合理有序,会方便员工使用办公用品,从而提高办公效率。具体的操作包括了七个要点。

1、建立台账。采购回来、验收后的办公用品必须要建立台账,入库存放。一般来说,台账记录的内容主要包括以下几点:名称、型号规格、购入时间、购买价格、分类编号、登记编号等。

2、定点放置。定点放置的主要要求是物品要根据性能、用途以及保管使用的方便性进行科学分类。分类按照是否常用,关系度等进行定点放置。

3、定期盘点。办公用品库存应该一年盘点两次(每年的六月和十二月),盘点工作行政经理负责。盘点工作要做到帐物一致,如发现不一致则要做盘盈或者盘亏处理,使两者达成一致。同时,要查找两者不一致的原因。

4、定期清理。我们要对库存的办公用品做定期清理,这样可以避免造成物品损坏,同时要做好防虫工作。对于较贵重的物品则也要做好防盗工作。

5、定期调查。定期调查主要是指对库存量和使用量进行统计,并向上报告。定期检查对办公用品的采购决定有很大的影响。

6、表格管理。主要是指对常用的办公用品建立日常表格,并进行管理。表格的内容包括了名称、规格、单位、代价、代号的。这样可以对办公用品的使用情况一目了然,方便日常管理。

7、严格借出。凡是外借用品,都必须做好登记,借用者必须出具借用证明。

二、刚才我们谈了办公用品的保管问题,现在我们来谈谈保养。为了使办公用品处于良好的状态,我们必须对办公用品进行合理的保养和维护。正确的保养和维护可以延长办公用品的使用年限,节约成本。具体操作包括以下几点:

1、杜绝明火。因为办公用品大多数都是易燃物品,如纸张、办公桌等,所以,要做好保养就必须要杜绝火患,严禁在办公用品放置区使用明火,库存地更是要严禁吸烟。

2、防止潮湿。这在南方地区尤其要注意。每年的梅雨季节更是重中之重。防潮的作用不仅包括了防止物品受潮而损坏,还包括了防止霉烂变质和生虫等。

3、经常检查。这样可以把问题解决于摇篮之中。

4、建立维修处理制度。由专人负责,专人管理,其他相关部门要做好协助工作,给予支持

5、及时报修。同时要做好维修登记。

6、“特事特办”。就是要做好特殊物品的保养。像容易掉漆的桌子等就不要轻易搬动;易碎物品要轻拿轻放,不可重要。

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